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Onboarding und optimales Employer Branding mit Kommunikation

Der erste Eindruck zählt. Das gilt nicht nur für Bewerber beim Job-Interview, sondern in Zeiten von Fachkräftemangel und grenzenloser Mobilität auch andersrum für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter dauerhaft binden möchten. Eine entscheidende Rolle spielen dabei die ersten Wochen. Geht der Start beim neuen Arbeitgeber daneben, zögern viele Menschen nicht lange und verlassen das Unternehmen wieder. Der sorgfältige Auswahlprozess, die Investition in neues Equipment, die aufwändige Einarbeitung – alles umsonst. In anderen Worten: Interne Kommunikation und gelungenes Onboarding sparen Unternehmen Zeit und Geld und sorgen für optimales Employer Branding.

Moderne HR-Arbeit: Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag

"Onboarding“ heißt wörtlich übersetzt „jemanden an Board nehmen“. Ein neuer Matrose betritt das Schiff und soll möglichst schnell seinen Aufgaben nachkommen und sich in der Crew zu Hause fühlen. Dafür braucht er oder sie vor allem Klarheit: einen klaren Informationsfluss, eine klare Position innerhalb des Teams und eine klare Aufgabe. Die Voraussetzung dafür sind schlicht und ergreifend Interne Kommunikation und ein überzeugendes Employer Branding.

 

Im Idealfall beginnt diese bereits vor dem ersten Arbeitstag. Zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsantritt verstreicht in der Regel etwas Zeit, die direkt genutzt werden kann, um das neue Team-Mitglied zu integrieren. Ein kleiner Gruß von den Kollegen gibt dem Team schon vorab ein Gesicht. Eine E-Mail mit den wichtigsten Informationen zum ersten Tag wie zum Beispiel Uhrzeit, Treffpunkt, Ansprechpartner und Ablaufplan schafft Orientierung und beruhigt vielleicht flatternde Nerven.

Gute Interne Kommunikation bedeutet Wertschätzung von Anfang an

Ein Schlüsselmoment im Onboarding-Prozess ist die Begrüßung des Neuankömmlings. Sie bildet die Basis für den ersten Eindruck und birgt viel Potenzial, um das Arbeitsverhältnis positiv zu beginnen. Damit dieses nicht verschenkt wird, muss sich der neue Mitarbeiter von Anfang an willkommen und wertgeschätzt fühlen. Die Botschaft lautet: „Wir haben schon auf dich gewartet und freuen uns sehr, dass du da bist.“

 

So sollte zum Beispiel der oder die Vorgesetzte den Neuling persönlich im Eingangsbereich abholen und mit einem Lächeln begrüßen. Auch ein Vertreter der HR-Abteilung gehört fest zum Empfangskomitee, um von Anfang an einen persönlichen Draht zur Personalabteilung zu legen und Unterstützung anzubieten. Das gibt der Ankunft einen offiziellen Charakter und signalisiert: Wir sind auf dich vorbereitet und schätzen deine Mitarbeit. 

Employer Branding und gutes Onboarding steigern die Mitarbeiterzufriedenheit von Anfang an
Teil vom Team von Anfang an? Gutes Onboarding & Employer Branding wirken sich auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus

Wir-Gefühl fördern mit einem „Buddy“ aus dem Team

Zu guter Vorbereitung gehört auch die Kommunikation innerhalb des Teams. Neue Mitarbeiter sollten so bald wie möglich angekündigt und ihr erster Arbeitstag den Kollegen mitgeteilt werden. Das kann im Rahmen eines Team-Meetings geschehen oder bei größeren Abteilungen als Rund-Mail, die die Vorfreude auf das neue Team-Mitglied weckt. Am Ankunftstag trifft dieses dann hoffentlich auf viele freundliche Gesichter und ein großes „Hallo“.

 

Um Neuankömmlingen den Start mit den Kollegen zu erleichtern und tägliche Arbeits- und Kommunikationsweisen zu erklären, sollte jemand aus dem Team als Ansprechpartner benannt werden. Ein „Buddy“ oder „Mentor“, der in den ersten Monaten eine Anlaufstelle für den neuen Mitarbeiter ist. Das baut Hemmungen ab und verhindert, dass sich neue Mitarbeiter mit all ihren Fragezeichen überm Kopf wie „Nervensägen“ vorkommen.

 

Ein „Buddy“ sorgt außerdem dafür, dass neue Mitarbeiter schnell die Gewohnheiten des Teams kennenlernen. Dazu tragen schon kleine Gesten bei – zum Beispiel Bescheid zu sagen, wenn alle Mittagessen oder Kaffee trinken gehen.

Employer Branding: Die richtigen Rahmenbedingungen schaffen

Herzlichkeit und ein lockerer Umgang machen viel aus, um für gute Stimmung im Onboarding zu sorgen. Als „echter“ Teil des Teams fühlt man sich aber in der Regel erst, wenn man mit der Arbeit beginnen kann. Eine erste wichtige Voraussetzung dafür ist die nötige Ausstattung. Alles, was der Neuling braucht, sollte vom ersten Tag an zur Verfügung stehen und eingerichtet sein. Sind die Arbeitsmittel nicht vorbereitet, wirkt das unprofessionell und nicht besonders wertschätzend. Anschließend gilt es, den neuen Mitarbeiter systematisch einzubinden. Eine Checkliste zum Start kann helfen, erste Aufgaben selbstständig abzuarbeiten. Ein Terminplan mit Einarbeitungsmeetings, Einführungsveranstaltungen oder Trainings gibt den ersten Wochen Struktur. Je weniger neue Mitarbeiter in der Luft hängen und nicht wissen, was sie als nächstes tun sollen, desto besser!

Werte und Unternehmenskultur (er)leben

Wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, ist das ein besonderer Moment, der auch als solcher wahrgenommen werden sollte. Arbeitgeber haben dabei immer wieder die Gelegenheit, sich bewusst zu präsentieren und einen wichtigen Grundstein für ein nachhaltiges Mitarbeiterverhältnis zu legen. Denn: In dem Moment, wenn ein Mensch zum ersten Mal durch die Tür kommt und vom Bewerber zum Mitarbeiter wird, erlebt er auch zum ersten Mal die Kultur seines neuen Unternehmens.

Deshalb ist gutes Onboarding mehr als Wissenstransfer und das Abarbeiten von Checklisten. Es kann und sollte dazu genutzt werden, die eigenen Unternehmenswerte zu spiegeln und zum Leben zu erwecken. Wenn das erfolgreich geschieht, ist mit jedem neuen Mitarbeiter ganz nebenbei ein Botschafter für das Selbstverständnis des Unternehmens gewonnen – sowohl nach innen als auch nach außen.

 

Sie möchten Ihre Kommunikationswege – ob im Onboarding oder darüber hinaus – verbessern oder Ihre Unternehmenskultur neu ausrichten?  Sprechen Sie uns an.